Những điều cần biết về công tác phí

Công tác phí là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm:

• Chi phí đi lại;
• Phụ cấp lưu trú;
• Tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác;
• Cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Công tác phí cần đáp ứng điều kiện gì để được xem là chi phí hợp lý trong sổ sách kế toán?

Căn cứ Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 TT 96/2015/TT-BTC, các khoản chi công tác phí để hạch toán chi phí hợp lý (chi phí được trừ khi tính thuế TNDN), phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo đó, bộ chứng từ công tác phí đầy đủ bao gồm:

• Giấy mời tham dự của khách hàng (nếu có);
• Giấy đề xuất đi công tác;
• Lệch điều động đi công tác/Quyết định cử đi công tác;
• Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú);
• Hóa đơn, chứng từ (đi lại, ăn uống, thuê phòng nghỉ...) hợp pháp theo quy định của pháp luật (nếu giá trị từ 20 triệu trở lên phải chuyển khoản qua ngân hàng);
• Giấy đề nghị thanh toán chi phí đi công tác kèm bảng quyết toán chi phí công tác;
• Chứng từ thanh toán tiền công tác phí (tiền mặt/chuyển khoản qua ngân hàng);
• Quy chế chi tiêu nội bộ quy định cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng công tác phí.